نظرًا لأنك قررت إدارة عيادة طبية ، فمن المحتمل أنك واجهت الكثير من الاختناقات، وكان أحدها عملية جدولة المواعيد. بدا الأمر بسيطًا في البداية، ولكن من المدهش أنه تحول إلى فوضى. ما الخطأ الذي ارتكبته؟ ستترك هذه المقالة مع المعرفة التي تحتاجها.
يشعر المرضى بالرضا عندما يتم جدولة مواعيدهم بشكل فعال . ليس سراً أن الناس في الوقت الحاضر يضطرون إلى الانتظار لأسابيع للحصول على موعد “في اليوم التالي” في العديد من العيادات الطبية. وبالتالي، فإن توفير الفرصة للمرضى المحتملين لحجز المواعيد التي يحتاجون إليها يمنحك ميزة هائلة على منافسيك ويعزز ولاء المرضى.
يجب أن يكون رضى العميل هو الشاغل الرئيسي لكل خطوة تقوم بها. فالعميل السعيد يساوي العميل الكريم، العميل الذي يأخذ معه كل هؤلاء الأقارب والمعارف إلى مكتبك.
إن الجدولة الفعالة لمواعيد المرضى لها فائدتان حيويتان أخريان: زيادة الإيرادات وإنشاء قاعدة بيانات كافية.
عندما يشعر المرضى بالرضا عن خدماتك، تزداد إيراداتك. هذه حقيقة. وتبدأ الخدمات الطبية الجيدة بجداول زمنية متنوعة وإمكانية الوصول المريح إلى جدول زمني ذاتي للمريض.
إن وجود قاعدة بيانات كافية للعملاء وقائمة انتظار هما عنصران يجب مراعاتهما أيضًا. إن الجدولة الفعّالة لا تعني فقط إعادة توجيه المرضى إلى الفترات الزمنية الفارغة، بل تعني أيضًا التواصل المباشر مع عملائك الحاليين والمحتملين.
بعبارة أخرى، يعد جدولة مواعيد المرضى بفعالية إجراءً يوميًا صعبًا، ولكنه ضروري. لقد قمنا بتجميع كل المعلومات المفيدة لك لتسهيل هذه العملية، بما في ذلك:
- كيفية تقديم سير عمل صحيح (طريقة الظهر)
- تنفيذ الجدولة الذاتية عبر الإنترنت
- جدولة الطب عن بُعد
- برنامج تذكير المواعيد
- إعداد قائمة الانتظار
كيفية تقديم سير العمل الصحيح
عندما يتم أتمتة الجدولة وإعادة الجدولة، يبدو الأمر واضحًا جدًا. لكن المدير الممارس الجيد يضع في اعتباره الإيقاعات اليومية – الساعة الداخلية التي تشكل مستويات الطاقة لدينا طوال اليوم. لماذا يعد ذلك مهمًا للجدولة؟
وفقاً لدراسة أجراها كريستوفر بارنز، أستاذ الإدارة في كلية فوستر للأعمال بجامعة واشنطن، فإن الأمر يستغرق عادةً بضع ساعات بعد بدء نوبة العمل حتى يصل الأشخاص إلى أقصى إنتاجيتهم. ويبدأ هذا المستوى في الانخفاض فورًا بعد الغداء تقريبًا، ليصل إلى أدنى مستوياته في حوالي الساعة 3 مساءً. وعادةً ما تحدث موجة أخرى من الإنتاجية – حوالي الساعة 6 مساءً.
ولهذا السبب، فإن أحد أكثر أنظمة الجدولة انتشارًا، والتي تساعد في التحكم في وقت المواعيد، هو “طريقة الظهيرة”.
من الأفضل جدولة المواعيد الصباحية من الظهر إلى الوراء ومواعيد بعد الظهر من الظهر إلى الأمام. إن استخدام هذا النمط كخط أساسي لممارستك من المرجح أن يؤدي إلى الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية خلال اليوم وتمكينك من الالتزام بالجدول الزمني.
ومع ذلك، تظل بعض الفترات الزمنية شاغرة في بعض الأحيان. ولكن مع ذلك، يمكنك الاستفادة القصوى من هذا الوقت من خلال الدعوة إلى اجتماع للموظفين أو ببساطة السماح لأعضاء الموظفين بالدخول أو الخروج في وقت لاحق/أسبق. كما أن لديك فرصة كبيرة لإدارة تدفق المرضى .
لتقليل عدم الإنتاجية وإهدار الوقت، يقوم المدير بتقديم جدولة ذاتية.
تنفيذ الجدولة الذاتية عبر الإنترنت
تشير دراسة استقصائية حديثة إلى أن ما يقرب من نصف المشاركين يفضلون الحجز عبر الإنترنت بدلاً من الاتصال التقليدي للتدرب. وبالتالي، فإن الحجز الذاتي عبر الإنترنت هو وسيلة مثالية لزيادة قاعدة بيانات عملائك.
هل تعلم أن:
- 34% من المرضى تمكنوا من حجز موعد خارج ساعات العمل
- ويتم حجز 26% من المواعيد عبر الإنترنت لليوم التالي، مما يؤدي إلى ملء الفترات الفارغة وعدم الحضور.
لذا، فمن الواضح أن إمكانية الوصول إلى الحجز عبر الإنترنت للمريض على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع أمر لا بد منه لممارستك.
علاوة على ذلك، أدى الطلب على الكفاءة دون إنفاق إضافي إلى تقدم في كيفية إدارة المواعيد. مع التقنيات الجديدة المتاحة لدينا، أصبح من الممكن الآن إدارة جدولك باستخدام الذكاء الإصطناعي وأتمتة العملية والحد من الأخطاء اليدوية. يضمن هذا الابتكار حصول المرضى على تأكيدات الحجز الفورية، وملء الفترات الزمنية بشكل أكثر فعالية وتعزيز تجربة المريض بشكل عام.
مع التطورات الجديدة في البرمجيات والتكنولوجيا، أصبح تعيين منسق مواعيد نفقات غير ضرورية. تتمتع العيادات الآن بوظيفة جدولة المواعيد في الوقت الفعلي، بغض النظر عن مكان وجود المريض.
جدولة الطب عن بعد
يستفيد العديد من المرضى من التطييب عن بعد لضمان صحتهم. وباستخدام هذه الطريقة، ينقل مقدمو الرعاية الصحية المرضى إلى العلاج عن بعد، وإدارة الاجتماعات المعقدة وتلبية احتياجات المرضى.
مع الأخذ في الاعتبار مسألة الجدولة ، فإن استخدام خدمات الطب عن بعد يمكن أن يساعدك في ملء الفترات الزمنية المفقودة وعدم الحضور، خاصة عندما نتحدث عن مثل هذه الأنواع من المواعيد:
- زيارات المتابعة
- استشارات متنوعة في مجال التدريب والصحة النفسية
- مناقشة ومشاركة نتائج الاختبارات المختلفة
- مريض يعاني من أعراض الأنفلونزا والبرد وكوفيد-19 وما إلى ذلك
- استشارات التغذية
- برامج المباعدة بين الولادات وأكثر من ذلك.
برنامج تذكير المواعيد
يعد تنفيذ نظان التذكير بالمواعيد أمرًا ضروريًا لتقليل تكاليفك العامة. تُظهر التقديرات أن مقدم الرعاية الصحية العادي يخسر أكثر من 150 ألف دولار سنويًا بسبب عدم الحضور. عندما يتخلف المريض عن موعده، تتزايد قائمة الانتظار. بالنسبة للعيادات المزدحمة، فإن هذا الوضع ليس جيدًا.
وبعبارة أخرى، أصبح استخدام برامج جدولة المواعيد أمرًا سهلاً في الوقت الحاضر. وتهدف هذه البرامج إلى تحسين ممارسات الرعاية الصحية من خلال تذكير المرضى عبر المكالمات الهاتفية أو الرسائل النصية.
من فضلك لا تنسى تدريب أعضاء فريق العمل لديك على استخدام البرنامج بشكل صحيح للحصول على مستوى أعلى من الرعاية لمرضاك القدامى والجدد.
يتمتع تطبيق عيادتي بخيار التكامل مع إحدى خدمات الرسائل النصية القصيرة، مما يجعل التواصل بين العيادة والمرضى أسهل.
ويمكنك إرسال رسائل تذكير بالموعد للمرضى ، على سبيل المثال:
- لإبلاغ مرضاك بالموعد
- تذكير مرضاك بالموعد
- لإرسال رسائل شخصية
من الرائع أنه يمكنك تنفيذ نظان التذكير في عيادتك . والهدف من هذا النظام هو إعادة المرضى الذين لم يحضروا إلى عيادتك مؤخرًا، أو حتى لسنوات. يمكن لمكالمة صغيرة أو رسالة نصية قصيرة، تذكرهم بإعادة جدولة الموعد، أن تشغل وقتك وتزيد من إيراداتك.
إعداد قائمة الانتظار
عندما يتم إلغاء الموعد في اللحظة الأخيرة، فمن الجيد إرسال رسالة نصية للمرضى المنتظرين في الطابور. قد يأتون في وقت مبكر ويشغلون الوقت، أو يمكنهم استخدام خيار الطب عن بعد والاتصال عبر الإنترنت. ولهذا السبب، فإن المنصة عبر الإنترنت مفيدة، حيث تحتفظ بقائمة رقمية.
قم بإعداد قائمة انتظار. فهذا يساعد في ملء الفراغات وتوسيع قاعدة عملائك. إذا كنت تدير عيادتك بفعالية، فسوف يملأ المرضى المحتملون من “غرفة الانتظار” عبر الإنترنت جدولك بكل سرور.
استخدم رسائل نصية قصيرة أو رسائل بريد إلكتروني جماعية لتوفير الوقت وزيادة الإيرادات. في هذه الحالة، لن يقوم مديرك بإجراء عشرات المكالمات في محاولة للوصول إلى الموعد التالي. وإلا، فإن الإشعارات ستجعل عملائك يتصلون بك، وليس أنت.