سواء كنت طبيبًا مبهرًا أو ممرضًا نبيلًا أو أي متخصص آخر لامع في مجال الرعاية الصحية، فإن التواصل مع مرضاك بشكل هادف هو المفتاح لبناء الثقة وضمان سلامتهم. إحدى الأدوات الرائعة التي يمكنك استخدامها هي رسائل البريد الإلكتروني القديمة الجيدة.
تخيل مريضًا جالسًا بشكل مريح في المنزل، ربما يشعر ببعض القلق بشأن نتيجة اختبار حديث أو لديه أسئلة حول أدويته. بدلاً من الاتصال بالهاتف الخاص بك وتحمل سيمفونية موسيقى الانتظار التي لا تنتهي، قرر المريض أن يأخذ الأمور على عاتقه ويرسل لك بريدًا إلكترونيًا. إنه مريح وسريع للغاية ويفتح خط اتصال مباشر بين المريض ومهني الرعاية الصحية.
لكن الأمر هنا هو أن التحدث إلى مرضاك عبر البريد الإلكتروني يتطلب مستوى معينًا من الدقة والاهتمام بالتفاصيل. فأنت تريد التأكد من أن رسائلك لا تحافظ على لهجة احترافية فحسب، بل تنقل المعلومات الصحيحة بفعالية مع خلق تجربة إيجابية للمريض.
خمس نصائح للتواصل مع المرضى عبر البريد الإلكتروني
أولاً، دعنا نستكشف بعض الأمور الأساسية التي يجب عليك فعلها عند التواصل عبر البريد الإلكتروني. ستساعدك هذه النصائح العملية على إقامة علاقة مهنية وعاطفية مع مرضاك.
#1. استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي
الاحترافية هي المفتاح عند التواصل مع مرضاك عبر البريد الإلكتروني. فأنت تريد إنشاء صورة جديرة بالثقة وذات مصداقية تعكس دورك كمقدم رعاية صحية. إحدى الطرق للقيام بذلك هي استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي يتماشى مع اسم المجال الخاص بك.
عند التواصل مع مرضاك، لا تستخدم عنوان بريد إلكتروني عام مثل ” johnsmith@gmail.com “. بدلاً من ذلك، اختر عنوان بريد إلكتروني مثل ” drsmith@healthcareclinic.com ” أو ” yourname@medicalcenter.org “. ألا يبدو هذا أكثر رسمية وموثوقية؟
#2. خاطب المريض باسمه
لنفترض أنك تلقيت للتو رسالة بريد إلكتروني من طبيبك تبدأ بجملة عامة مثل “عزيزي المريض”. هذا لا يجعلك تشعر بأنك مميز أو ذو قيمة، أليس كذلك؟
بدلاً من ذلك، خذ الوقت الكافي لمعرفة اسم المريض واستخدامه. ابدأ رسالتك الإلكترونية بتحية دافئة وشخصية، مثل “مرحباً، السيد جونسون” أو “مرحباً، سارة”. من خلال القيام بذلك، فإنك تنشئ على الفور اتصالاً وتظهر أنك تتعرف عليه وتقدره كشخص.
إن مخاطبة المريض باسمه لا تعدو كونها مجرد إجراء شكلي. فهي توضح أنك تراه كشخص له قصص ومخاوف واحتياجات فريدة. كما أنها تساعد في بناء الثقة والتفاهم، حيث يشعر المريض بالتقدير والفهم شخصيًا.
إن إدراج اسمهم في جميع أنحاء البريد الإلكتروني يمكن أن يعزز هذه اللمسة الشخصية بشكل أكبر، مما يُظهر أنك تتفاعل معهم بشكل نشط وتصمم اتصالاتك بما يتناسب مع موقفهم.
لذا، في المرة القادمة التي تكتب فيها بريدًا إلكترونيًا، اغتنم هذه اللحظة الإضافية لمخاطبة مرضاك بأسمائهم وجعلهم يشعرون بأنك مهم بالنسبة لهم وقيمتهم طوال رحلة الرعاية الصحية الخاصة بهم.
#3. الرد بسرعة وفي غضون فترة زمنية معقولة
سواء كان الأمر يتعلق بمسألة عاجلة تتطلب اهتمامًا فوريًا أو استفسارًا غير عاجل، احرص على الرد على رسائل البريد الإلكتروني للمرضى في غضون إطار زمني معقول. وفي حين يجب معالجة الأمر الأول بأسرع ما يمكن، فإن الرسائل غير العاجلة تستحق أيضًا الرد في الوقت المناسب. وهذا يُظهِر للمرضى أن مخاوفهم محل تقدير، وأنهم لم يُترَكوا في انتظار الرد إلى ما لا نهاية.
يقدّر المرضى معرفة أن مقدم الرعاية الصحية الخاص بهم منتبه ومتجاوب. عندما ترد على رسائلهم بسرعة، فإنك تخلق شعورًا بالاطمئنان إلى أن احتياجاتهم تؤخذ على محمل الجد. وهذا يساعد أيضًا في منع أي قلق أو عدم يقين غير ضروري قد ينشأ عن فترات انتظار طويلة.
بالطبع، لا يعني الرد السريع التضحية بجودة أو تفكير ردك. خذ الوقت الكافي لتقديم معلومات واضحة ومفيدة، والرد على أسئلتهم أو مخاوفهم بأفضل ما في وسعك.
حتى لو لم يكن لديك إجابة فورية، فإن الاعتراف برسالتهم الإلكترونية وتوفير إطار زمني للرد بشكل أكثر تفصيلاً يمكن أن يساهم بشكل كبير في الحفاظ على خطوط الاتصال المفتوحة.
#4. استخدم نبرة مهذبة ومتعاطفة
على نفس النحو الذي تتعامل به بلطف مع مرضاك عندما يأتون لرؤيتك شخصيًا، فإن نبرة صوتك عبر البريد الإلكتروني يمكن أن تؤثر على كيفية تلقي رسالتك وكيفية ظهورك. وبينما تفتقر رسائل البريد الإلكتروني إلى الإشارات غير اللفظية، لا يزال بإمكانك نقل التعاطف والشفقة من خلال كلماتك المكتوبة من خلال تبني نبرة مهذبة ومتعاطفة.
استخدم لغة مهذبة وعبارات مدروسة طوال تبادل رسائل البريد الإلكتروني. تعامل مع كل تفاعل باعتباره فرصة لإظهار التفهم والتعاطف تجاه مخاوف مرضاك أو أسئلتهم. اعترف بمشاعرهم وطمئنهم بأنك موجود لدعمهم في رحلتهم نحو الرعاية الصحية.
من خلال استخدام نبرة مهذبة، يمكنك إنشاء بيئة إيجابية وداعمة حيث يشعر المرضى بالراحة في التعبير عن أفكارهم ومشاركة تجاربهم. ضع في اعتبارك أن المرضى قد يشعرون بمشاعر مختلفة عند التواصل عبر البريد الإلكتروني. قد يرسلون أيضًا شكاوي المرضى ، مما يعني أنهم من المرجح أن يكونوا غاضبين أو متوترين.
يمكن أن تساعد نبرة صوتك المتعاطفة في تخفيف مخاوفهم وطمأنتهم. أظهر تعاطفك الحقيقي من خلال الاستماع بنشاط إلى احتياجاتهم والاستجابة بطريقة تؤكد مشاعرهم.
#5. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بالأسئلة المتابعة
دعونا الآن نتحدث عن إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة. إن تشجيع المرضى على التواصل من خلال طرح أسئلة المتابعة يعد وسيلة رائعة لضمان شعورهم بالدعم والتمكين. وتخيل ماذا؟ يمكنك تسهيل الأمر عليهم عن طريق تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في بريدك الإلكتروني.
في توقيع بريدك الإلكتروني، يمكنك المضي قدمًا ومشاركة طرق الاتصال المفضلة لديك. يمكن أن يكون ذلك رقم هاتف مباشر يمكنهم من خلاله الوصول إليك أو رقم فرعي يربطهم بفريقك المفيد. يمكنك حتى توفير عنوان بريد إلكتروني مخصص إذا كان ذلك يناسبك. يتيح القيام بذلك للمرضى خطًا مباشرًا، حتى يتمكنوا من الاتصال بك كلما كانت لديهم استفسارات إضافية أو احتاجوا إلى القليل من الوضوح الإضافي.
خمسة أمور يجب تجنبها عند التواصل مع المرضى عبر البريد الإلكتروني
#1. لا تستخدم حسابات بريد إلكتروني غير آمنة أو شخصية
#2. لا تشارك تفاصيل طبية غير ضرورية أو مفرطة
#3. لا تستخدم الاختصارات أو المصطلحات الطبية دون تفسير
#4. لا تعتمد فقط على البريد الإلكتروني في المناقشات المعقدة
#5. لا تنسَ مراجعة الرسائل وإعادة التحقق من المستلمين